การจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย 4 คิว

4 quadrants of time management แค่บริหารเวลาเป็น ชีวิตก็ปัง

          ถ้าคุณกำลังรู้สึกว่าชีวิตของคุณมีแต่เรื่องเร่งด่วนเต็มไปหมด งานนั้นก็ต้องทำให้เสร็จ งานนี้ก็ต้องส่งแล้ว นั่นอาจจะเป็นสัญญาณบอกว่าการบริหารเวลาของคุณนั้นไม่มีประสิทธิภาพอยู่ก็เป็นได้ค่ะ

          วันนี้เราเลยจะพาทุกคุณมารู้จักเครื่องมือในการช่วยบริหารเวลาที่เรียกว่า 4 quadrants of time management ที่จะมาช่วยให้คุณจัดสรรเวลาให้กับงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เวลาชีวิตของคุณอย่างคุ้มค่ากันค่ะ

สารบัญ

1

4 Quadrants of Time Management คืออะไร

1what Are The 4quadrants Of Time Management

          4 Quadrants of Time Management เป็นเครื่องมือการบริหารโครงการ ที่ช่วยในการวางแผนจัดการเวลาหรือเรียกอีกแบบว่า Time management matrix ซึ่งได้รับความนิยมมาจากหนังสือ “7 Habits of Highly Effective People” ของ Stephen R. Covey

          โดยเราจะแบ่งงานตามปัจจัย 2 อย่างนั่นก็คือ 1. ความสำคัญของงาน 2. ความเร่งด่วนของงาน ซึ่งเมื่อเรานำปัจจัย 2 อย่างมาเขียนเป็นตารางเราก็จะได้ตารางของงาน 4 ประเภทหรือ 4 Quadrants นั่นเองค่ะ

2

Time management matrix มีอะไรบ้าง

2what Is The Time Management Matrix

          จากตารางในหัวข้อที่แล้วเราจะเห็นได้ว่า Time management matrix ถูกแบ่งออกมาเป็น 4 Quadrants หรือว่า 4Q ดังนั้นเรามาดูกันค่ะว่างานแต่ละ Q นั้นหมายถึงงานประเภทไหนบ้าง

Q1 งานสำคัญ และเร่งด่วน

3important And Urgent Work

          งานประเภท Q1 คืองานที่ทั้งสำคัญ และเร่งด่วน หรือสำนวนไทยของเราเรียกว่า “ไฟลนก้น” ส่วนมาเป็นงานที่ใกล้ถึง Deadline แล้ว หรืองานที่ต้องได้รับการแก้ปัญหาแบบเร่งด่วน ถ้าไม่รีบทำจะทำให้เกิดปัญหาหรือความเสียหายตามมานั่นเองค่ะ

          งานในส่วนของ Q1 ถ้ามีมากเกินไปก็เป็นงานที่ส่งผลให้เกิดความเครียด และความกดดันเป็นอย่างมากเลยค่ะ ลองจินตนาการว่าถ้าคุณปล่อยให้คุณมี “ไฟลนก้น” ทุกๆ วัน มันก็จะกลายเป็นสาเหตุที่ทำให้คุณ “หมดไฟ” ได้เลย

Q2 งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

4important Work But Not Urgent

          งานในส่วนนี้จะเป็นงานที่สำคัญจำเป็นต้องดำเนินการ แต่ยังไม่มีความเร่งด่วนที่จำเป็นต้องทำในทันที เป็นงานที่คุณสามารถเลื่อนไปก่อนได้ เพราะยังไม่ใกล้ Deadline หรือยังไม่มี Deadline ที่แน่นอน

          รวมไปถึงงานในแง่ของการพัฒนาตัวเอง หรือพัฒนาองกรณ์ก็จัดอยู่ใน Q2 เช่นกันค่ะ เพราะว่ามันเป็นงานไม่ด่วน จะทำเมื่อไรก็ได้ แต่ก็เป็นงานสำคัญที่ส่งผลดีให้กับตัวเรา และองค์กรณ์เป็นอย่างมากเลยค่ะ

          แต่การให้เวลาในการจัดการงานใน Q2 ตั้งแต่เนิ่นๆ ก็จะช่วยให้คุณมีระยะเวลาคิด และวางแผนอย่างรอบคอบ และเมื่องานเกิดปัญหา หรือติดขัดอะไร เรายังเหลือเวลาในการแก้ไขมันก่อนที่จะถึงเดทไลน์อีกด้วยค่ะ

Q3 งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

5the Work Is Not Important But Urgent

          งานของ Q3 มักจะเป็นงานที่ถูกเร่งให้ทำแต่ไม่ได้เป็นงานที่สำคัญ ส่วนมากจะเป็นงานที่ถูกแทรกเข้ามาโดยคนอื่น หรือเป็นงานที่ไม่ได้ใช้ทักษะเฉพาะตัวของเราในการทำงานนี้สักเท่าไร เช่น การรับสายโทรศัพท์ที่ไม่ด่วน หรือการตอบอีเมล์ที่ไม่สำคัญเป็นต้น

          ซึ่งงานใน Q3 จะเป็นงานที่มักจะมาเบี่ยงเบนความสนใจจากคุณ ทำให้คุณไขว้เขวจากงานที่คุณกำลังโฟกัสอยู่ได้ค่ะ

Q4 งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

6the Work Is Not Important And Not Urgent

          งานใน Q4 เป็นงานที่ไม่สำคัญและไม่ได้เร่งด่วน จัดอยู่ในงานที่ไม่ได้ทำให้เกิดมูลค่า ต่อให้ไม่ทำก็ไม่ได้ส่งผลกระทบใดๆ ดังนั้นมันจึงจัดเป็นงานที่ทำให้ “เสียเวลา”

          เช่นการไถโซเชียลมีเดียหรือเล่นเกมส์ไปเรื่อยๆ อย่างไร้วัตถุประสงค์ หรือทำงานที่เรียกว่า “งานเรื่อยๆ” ที่ไม่ได้ทำให้คุณบรรลุเป้าหมายที่คุณได้ตั้งไว้ได้ ถึงแม้ว่าหลายคนจะรู้ดีว่างาน หรือกิจกรรมเหล่านี้ควรลดลงบ้าง แต่ส่วนมากจะยังคงทำอยู่เพราะความเคยชินนั่นเองค่ะ

3

จัดการแต่ละ Q อย่างไร ให้มีประสิทธิภาพที่สุด

7how To Manage Each Q To Be As Effective As Possible

          เมื่อเรารู้จักงานทั้ง 4Q แล้ว ให้ทุกคนลองตั้งคำถามกับตัวเองดูค่ะว่าเราควรโฟกัส และจัดสรรเวลาไปงานประเภทไหนมากที่สุด?

          หลายๆ คนคงตอบว่าเป็นงาน Q1 อย่างแน่นอน เพราะมันทั้งสำคัญ และเร่งด่วน อย่างไรก็ตาม การโฟกัสที่ Q1 หรือถ้าเรามีงานที่เป็น Q1 มากๆ จะทำให้คุณเกิดความเครียดสูงอย่างที่เราบอกไว้ข้างต้นค่ะ

คลิกเพื่อสั่งซื้อคอร์ส DSWT5K Online

          ดังนั้นงานประเภทที่สำคัญ และควรจัดสรรเวลาให้กับมันให้มากที่สุดนั่นก็คืองาน Q2 ซึ่งเป็นงานที่สำคัญ แต่ก็ยังไม่ใกล้ถึง Deadline เพราะถ้าคุณสามารถเคลียร์งาน Q2 ให้เสร็จได้ งานที่ Q1 ก็จะลดน้อยลงค่ะ

          เพราะจริงๆ แล้วงานใน Q1 โดยส่วนมาก ก็มาจากงาน Q2 ที่ทำไม่เสร็จ หรือผลัดวันประกันพรุ่ง จนกระทั่ง Deadline ใกล้เข้ามา มันจึงกลายเป็น Q1 ไปโดยปริยาย

          และในส่วนของ Q3 เราควรจะลดเวลาในการจัดการมันให้เหลือน้อยที่สุด อาจจะเป็นการหาเครื่องมือช่วย หรือหากคุณเป็นเจ้าของกิจการอาจจะจ้างคนเข้ามาจัดการใน Q3 แทนคุณในบางส่วน เพื่อให้คุณเหลือเวลาไปโฟกัสที่ Q2 ให้มากขึ้นนั่นเองค่ะ

4

สรุป Quadrants of Time Management

          การบริหารจัดการการเวลาที่ดีจะช่วยให้เราทำงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วยิ่งขึ้นค่ะ ดังนั้นอย่าลืมว่าเวลาทุกนาทีมีค่า

          อย่าปล่อยมันให้เสียไปกับงาน หรือกิจกรรมที่ไม่จำเป็น ลองเอางานที่คุณมีในมือมาจัดลงใน 4 Quadrants of Time Management และเลือกโฟกัสที่งานที่จะสร้างคุณค่าให้กับตัวคุณนะคะ

พี่อิ๋ว

อรวี มูลนอก (อิ๋ว) | BLOGGER

         Industrial Eng. ที่เขียนคอนเทนต์เป็นงานอดิเรก ชอบเติมความสดใสด้วยกาแฟวันละ 4 แก้ว ขับเคลื่อนชีวิตด้วยเพลงแรปลาติน เป็นนักอ่านตัวยง และหาโอกาสลองทำอะไรใหม่ๆ อยู่เสมอ

เบลว์

สโรชา ธีรวาณิชกะ (เบล) | Graphic Designer

         กราฟฟิกที่หน้าตาไม่โหด แต่ไม่เคยเปิดโหมดคิตตี้ บรีฟไม่เคลียร์ขออนุญาตลากไปต่อย ชอบดับร้อนด้วยกาแฟร้อนและนมเทียมที่ไม่ดีต่อสุขภาพ มีสไตล์การทำงานที่โดดเด่นเพราะเน้นคุยคนเดียว