What Is A Kanban Board Why Do Big Companies Use It To Be Used In Project Management

Kanban board คืออะไร ทำไมบริษัทใหญ่ๆ ถึงใช้ในการบริหารโครงการ

         หนึ่งในเครื่องมื่อ Project management มีเครื่องมือตัวหนึ่งที่นิยมใช้กันมาก และสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการงานได้เห็นผลชัดเจนมากๆ

         นั่นก็คือ Kanban Board นั่นเองค่ะ และวันนี้เรามาทำความรู้จักกับเครื่องมือนี้กันค่ะ ว่ามันคืออะไร และจะช่วยพัฒนางานเราได้อย่างไรบ้าง

สารบัญ

1

Kanban board คืออะไร?

1.what Is A Kanban Board

         Kanban board หรือ กระดานคัมบัง คือเครื่องมือสำหรับใช้ในงานบริหารโครงการหรือ Project management ที่เป็นตัวช่วยให้เราติดตามขั้นตอนการทำงาน (workflows), และจัดการเวลาการทำงาน (Scheduling) ได้อย่างเป็นระบบ

         เราจะสามารถมองเห็นภาพรวมของของขั้นตอนการทำงานทั้งหมดบน Kanban board เพียงกระดานเดียว ซึ่งหากเราออกแบบกระดานคัมบังของเราออกมาดี เราจะสามารถควบคุมและบริหารจัดงานงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั่นเองค่ะ

         ซึ่งในแต่ละกระดานจะถูกแบ่งย่อยออกเป็น Status ต่างๆ โดยแต่ละ Status จะแทน 1 ขั้นตอนการทำงาน เราจะสามารถเห็นว่างานกองอยู่ที่ขั้นตอนไหนมากที่สุด และยังช่วยลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนได้ได้ด้วยค่ะ

2

จุดเริ่มต้นของ kanban

2.taiichi Ohno

         จุดเริ่มต้นของ Kanban Board ถุกคิดค้นโดยวิศวกรอุตสาหการของบริษัท TOYOTA ชื่อว่า Taiichi Ohno โดยแนวคิดนี้เริ่มต้นในปี ค.ศ.1940

         ตอนที่ไทอิจิได้แวะซื้อของในซุปเปอร์มาร์เก็ตแห่งหนึ่ง เขาได้สังเกตเห็นว่าพนักงานในซุปเปอร์แห่งนั้นสามารถเบิกสินค้าไปเติมบนชั้นได้โดยไม่ต้องเดินไปดูว่าของบนชั้นนั้นพร่องไปจำนวนเท่าไร

         เขาจึงได้ตัดสินใจถามพนักงานและได้คำตอบว่า ขณะที่ลูกค้าที่ลูกค้าหยิบของไปคิดเงินนั้นทางร้านก็ได้เก็บใบเสร็จรับเงินเอาไว้ด้วย เมื่อพนักงานต้องการเติมสินค้าก็เพียงแค่นำจำนวนสินค้าบนใบเสร็จไปเบิก ก็จะได้ตามจำนวนสินค้าที่ที่หายไปจากชั้นวาง

         จากเหตุการณ์ข้างต้นจึงเกิดเป็นแนวคิดในการพัฒนา TOYOTA Production System และ Kanban Board ขึ้นมา เพื่อใช้ในการผลิตแบบ Just in time (JIT) ที่เป็นส่วนหนึ่งของ Lean Manufacturing ค่ะ

3

การสร้าง Kanban board

         การสร้าง Kanban board สามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่มีอยู่หลายรูปแบบ ซึ่งวิธีการสร้างระบบคัมบังพื้นฐานมีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดคอลัมน์

         คอลัมน์ใน Kanban board จะแสดงสถานะหรือขั้นตอนต่าง ๆ ของงาน โดยส่วนใหญ่จะประกอบด้วยคอลัมน์ “To Do” (งานที่ยังไม่เริ่ม), “In Progress” (งานที่กำลังดำเนินการ), และ “Done” (งานที่เสร็จสิ้น) แต่ก็สามารถปรับแต่งคอลัมน์ตามลักษณะงานได้เลยค่ะ

2. สร้าง Kanban Card

         การสร้างการ์ดคัมบังสำหรับงานแต่ละงานที่คุณต้องการจัดการ Kanban Card ควรมีข้อมูลเชิงบัญชีที่จำเป็น เช่น ชื่องาน, รายละเอียดงาน, ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการ, และความสำคัญ เพื่อให้ทุกคนในทีมเข้าใจงานและการควบคุมงานได้ง่ายขึ้น

       วาง Kanban Card บน Kanban board

       วาง Kanban Card ของแต่ละงานที่ต้องการทำในคอลัมน์ “To Do” เริ่มต้น หากงานเริ่มดำเนินการแล้ว ให้ย้ายบัตร Kanban ไปยังคอลัมน์ “In Progress” และเมื่องานเสร็จสิ้น ให้ย้ายไปยังคอลัมน์ “Done.”

Community 9k

         เราจะใช้ Kanban board เพื่อติดตามความคืบหน้าของงานที่กำลังดำเนินการ เพื่อให้ทราบสถานะของงานที่เสร็จสิ้นแล้วและงานที่ยังค้างอยู่ นอกจากนี้ Kanban board ยังช่วยในการระบุปัญหาและข้อบกพร่องในกระบวนการทำงานได้อีกด้วยค่ะ

         ซึ่งเราสามารถสร้าง Kanban board แบบทำเองด้วยมือ หรือจะใช้ผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น โปรแกรม Nifty 9K ซึ่งนอกจากเราจะสามารถจัดการงานด้วยระบบคัมบังแล้ว ยังสามารถตั้งค่า Project view หลากหลายรูปแบบ

         บน Nifty 9K เรายังสามารถสร้างโปรเจ็คได้ไม่จำกัด และรองรับการจัดเก็บไฟล์ได้สูงสุดถึง 500GB และยังสามารถสร้างแชทกลุ่มเพื่อคุยกับคนในทีม หรือจะแชทแบบ 1 ต่อ 1 ก็ได้เช่นกันค่ะ

         และยังสามารถตั้งค่าให้ Assign ผู้รับผิดชอบให้อัตโนมัติ และแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบเมื่อมีงานอยู่ใน Status ของตัวเองได้อีกด้วยค่ะ นอกจากนี้ยังมีลูกเล่นอื่นๆ ที่ช่วยจัดการงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับทีมงานของเรา แบบครบจบในที่เดียวเลยด้วยค่ะ

Community 9k
4

ประโยชน์ของระบบ Kanban

         ระบบ Kanban มีประโยชน์มากมายในการจัดการงาน และยังสามารถใช้ได้ในสายงานที่หลากหลายอีกด้วยค่ะ ไม่ว่าจะเป็นสายการผลิต การตลาด บัญชี จัดซื้อ หรือ IT ซื่งข้อดีของการใช้ Kanban board มีดังนี้ค่ะ

3.helps To See The Whole Picture Of The Work

1. ช่วยให้เห็นภาพรวมทั้งหมดของงาน

         Kanban ช่วยให้ทีมสามารถควบคุมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมองเห็นสถานะและความคืบหน้าของงานที่ทำได้อย่างชัดเจน

         ทำให้สามารถรับมือกับปัญหาและความบกพร่องในระหว่างกระบวนการงานได้ดีกว่า

2. ช่วยการลดสูญเสีย

         ระบบ Kanban ช่วยลดการทำงานที่ไม่จำเป็นลงไป ซึ่งก็เป็นผลมาจากประโยชน์ข้อที่แล้ว

         ซึ่งเมื่อเราสามารถเห็นภาพรวมของขั้นตอนการทำงานทั้งหมด จะช่วยให้เราสามารถกำจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้ และช่วยให้ทุกคนในทีมสามารถโฟกัสงานที่ตัวเองจะต้องทำได้อย่างเต็มที่

4.helps Reduce Loss

         นอกจากนี้กระดานคัมบังจะช่วยให้เราสามรถจัดการลำดับความสำคัญของงานแต่ละงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยค่ะ

5.help Control The Work Process

3. ช่วยควบคุมกระบวนการทำงาน

         นอกจาก Kanban จะช่วยกำจัดการทำงานที่ไม่จำเป็น ก็ยังช่วยในการควบคุมกระบวนการทำงาน (worlflow)

         ให้เป็นไปตามขั้นตอนที่ออกแบบไว้บน Kanban Board ช่วยลดโอกาสในการทำงานผิดพลาด หรือข้ามขั้นตอนออกไปได้ด้วยค่ะ

คลิกเพื่อสั่งซื้อคอร์ส DSWT5K Online

4. ช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น

         Kanban ช่วยให้เราสามารถทำงานได้เร็วขึ้น เนื่องจากทีมสามารถเห็นสถานะของงานและความคืบหน้าของงานอยู่เสมอ

         ทำให้สามารถวางแผนในการทำงานได้ในระยะเวลาที่สั้นลง และรับรู้ได้ว่างานที่ตัวเองต้องทำคืออะไร และต้องส่งต่อให้ใครในลำดับต่อไป

6.helps Work Faster
7.allows For Continuous Improvement

5. ช่วยให้มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

         ทีมสามารถทำการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานต่างๆ โดยตรงบน Kanban board เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงาน

         ไม่ว่าจะเป็นการลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นหรือเพิ่มขั้นตอนที่จำเป็นลงไปบนกระดานได้ทันที

6. ช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมง่ายขึ้น

         Kanban board ช่วยในการสื่อสารภายในทีมชัดเจนและเป็นไปในทิศทางเดียวกันมากขึ้น ทำให้สมาชิกทีมเข้าใจงานและสถานะของงานกันอย่างชัดเจน และสามารถร่วมมือในการทำงานในทิศทางที่ถูกต้อง

8.makes Communication Between Teams Easier
9.make The Working System Stable

7. ช่วยให้ระบบการทำงานมีความมั่นคง

         การควบคุมการทำงานด้วยคัมบัง จะช่วยงานให้อยู่ในสภาวะมั่นคง (Steady State) โดยไม่มีการทำงานเกินความสามารถของทีม

         ซึ่งช่วยในการลดความเครียดและการทำงานโดยรวมที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและหากมีการปรับเปลี่ยนตำแหน่งของสมาชิกในทีม

         ก็ทำให้ผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นทำงานในตำแหน่งนั้นๆ เข้าใจกระบวนการทำงานได้อย่างรวดเร็วด้วยค่ะ

         จะเห็นได้ว่าระบบ Kanban นั้นสามารถปรับใช้ในหลายอุตสาหกรรมและสายงานต่าง ๆ และมีประโยชน์มากมายในการจัดการงานและโครงการที่มีความซับซ้อนและต้องการการควบคุมแบบยืดหยุ่นและตอบสนองต่อเปลี่ยนแปลงของงานได้เป็นอย่างดี

5

สรุป Kanban board คืออะไร

         Kanban board เป็น Project management tool ที่ช่วยให้เราสามารถมองเห็นภาพรวมของการทำงาน และทำให้ทั้งองค์กรณ์สามารถดำเนินตาม Workflows เดียวกันได้อย่างราบรื่น และเป็นไปในทิศทางเดียวกันมากขึ้น

         ระบบคัมบังที่ดีจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ที่ให้ผลดีทั้งทางด้านคุณภาพและปริมาณงานที่มากขึ้นด้วยค่ะ

พี่อิ๋ว

อรวี มูลนอก (อิ๋ว) | BLOGGER

         Industrial Eng. ที่เขียนคอนเทนต์เป็นงานอดิเรก ชอบเติมความสดใสด้วยกาแฟวันละ 4 แก้ว ขับเคลื่อนชีวิตด้วยเพลงแรปลาติน เป็นนักอ่านตัวยง และหาโอกาสลองทำอะไรใหม่ๆ อยู่เสมอ

เบลว์

สโรชา ธีรวาณิชกะ (เบล) | Graphic Designer

         กราฟฟิกที่หน้าตาไม่โหด แต่ไม่เคยเปิดโหมดคิตตี้ บรีฟไม่เคลียร์ขออนุญาตลากไปต่อย ชอบดับร้อนด้วยกาแฟร้อนและนมเทียมที่ไม่ดีต่อสุขภาพ มีสไตล์การทำงานที่โดดเด่นเพราะเน้นคุยคนเดียว